属人化した勘・段取りを、潰さず資産にする

「属人化を無くしたい」に、すぐ頷けなかった

社内システムの属人化は、無くすことが正解とは限りません。「ベテランの段取りが、その人にしか分からない。休まれると、現場が止まる」。中小企業の社長から、よくいただく相談です。勘や段取りが特定の人に依存していて、その人がいないと回らない。これをシステム化できないか、と。

以前の私たちなら、すぐに「では属人化を無くしましょう」と答えていました。誰がやっても同じようにできる形へ直す。それが正しいと思っていたからです。

でも今は、その言葉にすぐ頷きません。

標準化が正義だった、製造現場の七年

私たちが属人化をすぐには潰さないのは、製造現場に七年いた経験があるからです。

私たちの片方は、化粧品の品質管理を七年やってきました。GMPの世界です。誰がやっても同じ結果になること。記録が残ること。それが品質であり、正義でした。実際、その世界ではそれが正しかった。

ただ、当時から引っかかっていたことがあります。正しいはずなのに、現場が変わらない。高い生産管理のパッケージを入れても、本質は動かない。導入した翌月には、ベテランが自分のExcelをこっそり横で開いている。決まった手順の外側で、本当の段取りが回っていました。標準化は正しい、でもそれだけでは会社が回っていない。その違和感の正体が、長いあいだ分かりませんでした。

七年を終えたあと、多くの中小企業の現場を見て、ようやく分かりました。

ぐちゃぐちゃは、遅れではなく個性

現場のぐちゃぐちゃを、私たちは無くすべき非効率とは見ません。中小企業の現場は、外から見ると複雑です。Excelと紙と口頭が混ざり、段取りはベテランの頭の中だけにある。非効率に見えます。

でも、その複雑さは、遅れているから生まれたのではありません。その会社が回るように、現場が工夫し続けた結果です。大手にはできない細かい注文対応。ぎりぎりの納期調整。例外だらけの段取りを、ベテランが一人でさばいている。一見ムダに見えるその部分が、実はその会社が選ばれている理由だったりします。

たとえば、ある現場のベテランは、同じ受注でも得意先ごとに段取りの順番を変えていました。この会社は前倒しで動くと喜ぶ、ここは催促してから動かないと在庫を抱える。マニュアルには一行も書いていない。本人に聞くと「なんとなく」と言う。でも、その「なんとなく」が外れることはほとんどない。これは、無くすべき属人化でしょうか。私たちは、そうは思いません。

属人化した勘や段取りは、消すべき弱点に見えて、その会社の競争力そのものであることがあります。

私たちも「全部標準化」の罠にいた

正直に言うと、私たちも最初は「全部、標準化しましょう」と言いかけていました。

標準化が正義の世界から来たからです。属人化と聞けば、反射的に無くしにいく。きれいに揃った手順へ直すことが、良い仕事だと思い込んでいました。

でも、それをやると何が起きるか。ベテランの段取りを「誰でもできる平均的な手順」に均した瞬間、その会社の強みごと消えます。標準化で属人化を潰すと、属人化の中にあった競争力まで一緒に捨ててしまう。

しかも、潰される側のベテランは、それを敏感に感じ取ります。自分のやり方が「無くすべき非効率」と扱われていると分かれば、手の内を出さなくなる。マニュアル通りに動くだけになり、あの「なんとなく」を働かせなくなります。標準化は現場を良くするはずだったのに、いちばん回していた人のやる気を削る。属人化を悪者にした瞬間に、その人を悪者にしてしまう。私たちは、その手前で立ち止まるようになりました。

記録は、その人の手柄として残す

私たちは、属人化を「無くす」とは考えません。残すところ、活かすところ、捨てられるところを、現場の人と話しながら見極めます。

記録や仕組み化は誤解されやすいので、はっきり書きます。記録や仕組み化は、人を型にはめることではありません。ベテランのやり方を平均化して、誰でもできる無個性な手順へ落とすことでもありません。その人がどう段取りを組んでいるかを、その人のやり方のまま、その人の手柄として残す。システムは、その人を置き換える道具ではなく、その人の判断を写し取って預かる場所です。

やり方は地味です。ベテランの段取りを横で見て、どこで判断が分かれるのかを一つずつ聞き出す。さっきの「この得意先は前倒し」を、そのまま分岐として仕組みに置く。正解の手順を私たちが決めるのではなく、その人が選んでいた道を、そのまま写し取る。だから出来上がった仕組みは、誰かの一般論ではなく、その会社のベテランのやり方そのものになります。

捨てるのは、ベテランがやらなくていい単純作業のほうです。転記、探し物、二重入力。そこを仕組みに渡せば、ベテランは自分にしかできない判断に集中できます。

そろえるべきは、手順ではなく「データベース」

手順を縛らなくても、同じデータさえ揃えば、その会社の強みは後から見えてきます。

では、システムとして何を揃えるのか。

私たちは、手順を揃えるのではなく、**「器（データベース）」**を揃えます。現場で取るデータ、記録する器だけを同じにするのです。

手順をガチガチに縛らなくても、同じデータが同じように溜まる状態を作る。そうすると、面白いことが起こります。「その人がなぜ優れているのか」が、数字やデータの動きを通して、客観的に見えてくるのです。

「なぜあのベテランが担当すると、いつも納期が半分で済むのか」 「なぜこの人が動くと、在庫がだぶつかないのか」

同じデータを集めているからこそ、他の人との「差異」がはっきりと浮き彫りになります。

これまでは「あの人はベテランだから」「長年の勘だから」と、なんとなくブラックボックスになっていた凄さが、データとして見える化される。凄さが可視化されれば、会社はその人を「勘のいい人」としてではなく、明確な業績として正当に評価できるようになります。ベテラン側にとっても、自分のこだわりがデータで証明されるのは誇らしいはずです。

そして何より、「なぜこの会社は強いのか、どこに価値があるのか」という、会社の強みの源泉そのものがデータとして手元に残ります。これこそが、属人化を潰さずに「資産にする」ということです。

その人が抜けても回る、という安心

私たちがベテランのやり方を仕組みに預ける形にこだわるのは、効率のためだけではありません。社長が本当に怖いのは、生産性の数字ではなく、その人が休んだ日に現場が止まることだからです。

ベテランの段取りを、その人のやり方のまま仕組みに預けておく。そうすれば、その人が休んでも、いつか抜けても、現場は回ります。しかも、その人の個性は消えていない。蓄積されたデータベースが「会社の強み」を教え続けてくれるから、人が変わっても強みは残ったまま、会社は止まらない。

いま述べた形が、私たちの考える「属人化のシステム化」です。

私たち自身が、標準化が正義の現場から来て、それだけでは足りないと知りました。だからこそ、お客様の現場でも、勘や段取りを無理に無くしにいきません。

ベテランを消さずに、その人がいなくても回る形へ。今いる人で、その会社のまま強くなる設計を、私たちは選びます。